Ein ERP-Upgrade im Handumdrehen |

Avanco ist als erstes Unternehmen in Deutschland auf IFS Applications 9^TM migriert. Durch den Wechsel auf die neueste Version der Business Software von IFS konnte das mittelständische Industrieunternehmen die individuellen Anpassungen um rund 70 Prozent reduzieren. Da der Umstieg von einer Vorgängerversion von IFS Applications als rein technisches Upgrade erfolgte, ging er in Rekordzeit über die Bühne.
Avanco ist ein typischer “Hidden Champion” – mittelständisch geprägt, international tätig und mit seinen High-Tech-Produkten weltweit führend. Die starke internationale Expansion des Unternehmens in den 90er Jahren, die auch durch eine Reihe von Firmenzukäufen realisiert wurde, führte allerdings zu einer heterogenen IT-Landschaft mit unterschiedlichsten Systemen und Softwarelösungen. Um die Prozesse über die gesamte Unternehmensgruppe hinweg zu vereinheitlichen und zu standardisieren, führte Avanco 2009 das ERP-System IFS Applications ein. „IFS entsprach unseren Spezifikationen am besten und hatte das beste Gesamtpaket“, begründet Cedric Tappe, Geschäftsführer von Avanco, diese Entscheidung. „Besonders wichtig war es uns, dass wir unsere Prozesse möglichst nah am Standard der Software abbilden können.“
Nach einer erfolgreichen Erstimplementierung am Standort von Avanco in Laudenbach und anschließender Optimierungsphase startete das Unternehmen 2010 damit, die Version 7.5 von IFS Applications sukzessive auch auf seine anderen Standorte auszurollen. Mit der Unternehmenszentrale in Herford wurde der gruppenweite Rollout sämtlicher Module im Jahr 2013 erfolgreich abgeschlossen. Doch bereits 2015 zeichnete sich die Notwendigkeit eines Upgrades ab. Der Grund dafür war vor allem, dass einige Hardware-Komponenten von ihren Herstellern nicht mehr mit Wartung unterstützt wurden und erneuert werden mussten.

„Technisches“ Upgrade auf die neueste Version

Als deshalb das ERP-Upgrade anstand, entschied sich Avanco dafür, direkt von Version 7.5 auf das brandneue IFS Applications 9 umzusteigen. Damit war Avanco das erste Unternehmen, das in Deutschland auf diese Softwarelösung wechselte. Für das Upgrade wählte das Unternehmen einen besonderen Ansatz. “IFS Applications 9 verfügt über eine neue Architektur, verfolgt ein moderneres Konzept und unterscheidet sich damit erheblich von den Vorgängerversionen”, erläutert Marc-Antonio Zaengel, Leitung ERP von Avanco. “Aber wir wollten nicht schon nach wenigen Jahren, kaum dass wir mit dem neuen System vertraut waren, wieder ganz neu einsteigen. Daher haben wir entschieden, im ersten Schritt die neuen Funktionalitäten zunächst nicht zu implementieren.”
Aus diesem Grund führte Avanco ein rein technisches Upgrade durch. Es wurde sichergestellt, dass die Prozesse aus Version 7.5 auch unter IFS Applications 9 reibungslos ablaufen und das Unternehmen in allen Bereichen zu jeder Zeit komplett handlungsfähig bleibt. “Die neuen Funktionalitäten der Komponenten haben wir im Upgrade-Prozess bewusst nicht berücksichtigt, es sei denn, sie lagen als „Quick-Wins“ direkt am Weg und konnten ohne Aufwand ‘mitgenommen’ werden”, so Zaengel weiter. Funktionelle Aspekte und Änderungen in den Prozessstrukturen wurden auf eine anschließende Optimierungsphase vertagt.

Noch näher am ERP-Standard arbeiten

Das wichtigste Ergebnis dieses speziellen Ansatzes laut Geschäftsführer Tappe: „Wir waren mit dem ganzen Upgrade-Prozess extrem schnell“. Nach dem Projektstart im August 2015 und der Erstellung des Konzepts genügten Anfang 2016 wenige Wochen Vorbereitung, um dann das eigentliche Upgrade an einem einzigen Wochenende über die Bühne zu bringen. Seit Mai 2016 ist Avanco mit IFS Applications 9 an allen Standorten live und damit wurden alle Projektziele sowie der Terminplan und das Budget eingehalten.
Aber auch wenn lediglich ein technisches Upgrade durchgeführt wurde, hat sich doch vor allem für die Anwender einiges geändert. “Der Wechsel auf IFS Applications 9 war ein Quantensprung”, sagt Tappe. “Haptik und Optik haben sich erheblich verbessert. Alles ist flexibler, es sieht besser aus und die User nehmen das System besser an. Während sie neuer Software normalerweise grundsätzlich erst einmal skeptisch gegenüberstehen, sagen uns nun viele, dass sie es sehr gut finden.“
Das schnelle und reibungslose Upgrade-Projekt wurde zum einen durch die zur Verfügung stehenden Update-Pakete der neuen „Layered Architecture“ ermöglicht. Zum anderen vereinfachten die erweiterten Bordmittel von IFS Applications 9 – beispielsweise die leicht anpassbaren Custom-Fields – das Upgrade weiter. „Wir konnten die Anpassungen um rund 70 Prozent verringern. Dadurch ist der Wartungsaufwand erheblich kleiner geworden“, freut sich der ERP-Leiter Zaengel. Auf diese Weise kann Avanco ganz im Sinne der ursprünglichen Zielsetzung nun noch näher am ERP-Standard arbeiten.

Prozessoptimierungen durch „Lobbies“

Von der nun anlaufenden Phase der Prozessoptimierung verspricht sich das Unternehmen weitere Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen. Dafür sollen unter anderem die „Lobbies“ von IFS Applications 9 sorgen. Mit diesen grafischen Dashboards können sich Anwender individuell relevante Informationen an zentraler Stelle maßgeschneidert darstellen lassen – beispielsweise freizugebende Bestellungen oder rückständige Fremdarbeiten. “Die IFS Lobbies sind eine sehr gut gelungene Visualisierung, die uns zahlreiche Möglichkeiten bietet“, sagt Zaengel.
Insgesamt haben sich die Erwartungen von Avanco in vollem Umfang erfüllt – sowohl was die Qualität des Ergebnisses als auch den Zeitaufwand angeht. Die Zusammenarbeit mit den Experten von IFS gestaltete sich entspannt und zielorientiert. “Wir können als mittelständisches Unternehmen mit IFS auf Augenhöhe kommunizieren”, betont Geschäftsführer Tappe. “Dadurch kommen viele Probleme erst gar nicht auf, und die unvermeidlichen lassen sich schnell ausräumen.” Künftig will Avanco auch die neuen funktionalen Möglichkeiten von IFS Applications 9 einsetzen und noch mehr Informationen aus dem IFS-System nutzen – und dadurch die Prozesse noch weiter optimieren und seine Handlungsmöglichkeiten weiter ausbauen.

„Der Wechsel auf IFS Applications 9 war ein Quantensprung. Haptik und Optik haben sich erheblich verbessert. Alles ist flexibler, es sieht besser aus und die User nehmen das System besser an.“
Cedric Tappe, Geschäftsführer von Avanco

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